Povinnosti štipendistov, refundácia cestovných nákladov, vyplácanie štipendií
Povinnosti štipendistov programu CEEPUS
Každý štipendista, ktorému bola zahraničná mobilita schválená v elektronickom systéme programu CEEPUS Národnou kanceláriou prijímajúcej krajiny, je povinný potvrdiť na www.ceepus.info akceptáciu štipendia a podmienok účasti v programe.
Po ukončení zahraničného štipendijného pobytu v rámci programu CEEPUS je každý štipendista povinný predložiť Národnej kancelárii programu CEEPUS (SAIA, n. o.) do dvoch týždňov:
1. potvrdenie z hosťujúcej univerzity o absolvovaní pobytu (Letter of Confirmation - originál).
Letter of confirmation vystaví štipendistovi prijímajúca vysoká škola. V prípade uchádzačov v rámci sietí spolupracujúcich VŠ je potrebné vyplniť potvrdenie najprv elektronicky, a je dostupné v príslušnej časti každej mobility v konte koordinátora alebo partnera siete na www.ceepus.info; v prípade freemoverov je formulár potvrdenia prístupný TU.
2. elektronickú správu z pobytu, ktorú vyplní na stránke www.ceepus.info vo svojej prihláške na mobilitu (MOB report).
Ako nájdete prístup k Mobility reportu?
Správa z pobytu prístupná on-line na www.ceepus.info aj pre freemoverov!
Uplatňovanie cestovných náhrad slovenských štipendistov v programe CEEPUS
Z dôvodu efektívnejšieho využitia finančných prostriedkov programu Národná kancelária programu CEEPUS zmenila s platnosťou od letného semestra 2011/2012 pravidlá súvisiace s mobilitami slovenských štipendistov do zahraničia takto:
Každý slovenský štipendista, ktorý v rámci programu bude žiadať o preplatenie cestovných nákladov, je navyše povinný potvrdiť e-mailom slovenskej Národnej kancelárii termín, plánovanú dĺžku pobytu a oznámiť očakávanú výšku cestovných výdavkov min. 2 týždne pred nástupom na pobyt (marta.kralikova@saia.sk).
V prípade uplatňovania cestovných náhrad je potrebné po návrate z pobytu zároveň s potvrdením o absolvovaní pobytu a správou z pobytu predložiť:
1. podpísanú žiadosť o refundáciu cestovného (s uvedením mena, adresy trvalého pobytu štipendistu, e-mailovej adresy resp. telefonického kontaktu, miesta a doby pobytu, čísla siete/Freemover a spôsobu úhrady:
- poštovou poukážkou,
- bankovým prevodom - uviesť číslo účtu a kód banky),
2. originály cestovných lístkov do a z miesta štipendijného pobytu (lístky MHD a poplatky sa nepreplácajú, je možné preplatiť miestenky a lôžka). V prípade letenky je potrebné predložiť palubné lístky, faktúru a doklad o zaplatení letenky.
3. originál potvrdenia hostiteľskej vysokej školy o absolvovaní pobytu (Letter of confirmation).
Použitie dopravných prostriedkov:
a) v rámci programu CEEPUS sa študentom a doktorandom prepláca cestovné vlakom/autobusom 2. triedy, vysokoškolskí učitelia majú nárok na úhradu za vlak 1. triedy. Náklady za lístky na MHD sa nepreplácajú. Od akademického roku 2012/2013 je možné preplácať aj miestenky a lôžka.
b) letenky sa preplácajú za podmienky výhodnej výšky cestovného - porovnateľnej s cenou železničného/autobusového cestovného lístka.
c) pri použití súkromného cestného motorového vozidla bude cestovné refundované vo výške cestovného lístka 2. triedy za predpokladu, že pred uskutočnením cesty bola podaná a schválená žiadosť o povolenie použitia osobného motorového vozidla. Žiadosť je potrebné vopred adresovať e-mailom na národnú kanceláriu (marta.kralikova@saia.sk), minimálne 2 týždne pred plánovanou cestou. Nie je potrebné predkladať doklad o výške cestovného zo ŽSR.
V prípade použitia osobného motorového vozidla viacerými štipendistami súčasne v tom istom termíne môže byť cestovné refundované len jednej osobe, ktorá v žiadosti o refundáciu uvedie spôsob prevedenia finančných prostriedkov.
V zmysle § 1 ods. 4 zákona č. 40/2009 Z.z. o cestovných náhradách štipendista nemá nárok na náhradu, ak mu je poskytnutá inou právnickou osobou alebo fyzickou osobou. Ak fyzická alebo právnická osoba poskytne štipendistovi náhradu čiastočne, SAIA, n. o. poskytne zostávajúcu časť náhrady. V zmysle tohto ustanovenia zákona o cestovných náhradách, kto nepredloží originálne cestovné lístky, resp. v prípade leteniek originálne palubné lístky, musí predložiť aj čestné vyhlásenie, že cestovné náhrady neboli poskytnuté inou osobou. SAIA, n. o. má právo overiť si túto skutočnosť. Formulár čestného vyhlásenia je možné stiahnuť si TU.
V prípade nesplnenia týchto podmienok nie je Národná kancelária povinná preplatiť cestovné náklady.
V prípade zahraničných študentov prichádzajúcich na Slovensko je potrebné informovať sa o možnostiach refundácie cestovných nákladov u jednotlivých národných kancelárii v členských krajinách programu.
Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom pri pobytoch na slovenských vysokých školách
Bratislavské vysoké školy
Štipendium sa vypláca po predložení Letter of Award a preukázaní totožnosti identifikačným preukazom osobne v SAIA, n. o. v Bratislave.
Potrebné je vopred si telefonicky alebo e-mailom dohodnúť s národnou kanceláriou termín vyzdvihnutia štipendia.
Mimo bratislavské vysoké školy
Pre mimo bratislavské vysoké školy navrhujeme nasledovné spôsoby vyplácania štipendií:
- štipendium vyplatí koordinátor/partner zo zdrojov vysokej školy a následne zašle najneskôr do 14. dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca faktúru na finančné oddelenie SAIA, n. o., v Bratislave (Bc. Katarína Tirindová). Prílohou faktúry sú doklady o prevzatí štipendia (kópia výdavkového pokladničného dokladu), identifikačné údaje o štipendistoch – originál (bydlisko, domáca univerzita, číslo identifikačného preukazu, prevzatá suma v EUR, podpis)
- štipendista si otvorí v banke v SR účet, koordinátor/partner nahlási číslo účtu a pošle kópiu pasu a zmluvy o bežnom účte, resp. vkladnej knižky finančnému oddeleniu SAIA, n. o. (Bc. Katarína Tirindová), ktoré poukáže štipendium na účet štipendistu. Koordinátor/partner každý mesiac potvrdí prítomnosť štipendistu na univerzite (stačí e-mailom, Mgr. Dáša Reháková),
- vyplácanie štipendií osobne v pobočke SAIA, n.o. v Nitre. Podmienky vyplatenia viď. Bratislavské vysoké školy.
Slovenská vysoká škola sa môže s finančným oddelením SAIA, n. o. (Bc. Katarína Tirindová) dohodnúť aj na inom spôsobe vyplatenia štipendií.
(e-mail: katarina.tirindova@saia.sk, tel: 02/5441 1426, 5441 1436)
Posledná aktualizácia: 10.05.2013