Q: Študentka nastúpila na mobilitu CEEPUS 2. marca, a odcestovala 12. marca. Od 13. marca, 12.00 do odvolania je študentský domov zatvorený. Študentka dostala štipendium u nás v pokladni. Ako ďalej? Má vyplniť Mobility report v systéme?

Pokiaľ bol CEEPUS pobyt riadne začatý a musel byť ukončený z dôvodu zatvorenia univerzity/študentského domova v súvislosti s COVID-19, bude môcť byť štipendistom vyplatené štipendium v plnej výške (akoby ukončili pobyt riadne, t.j. splnili minimálnu dĺžku pobytu).

Samozrejme, aj keď bol pobyt ukončený predčasne, je potrebné doručiť všetky záverečné dokumenty v origináloch – t.j. Letter of Confirmation a Mobility Report z CEEPUS systému a Scholarship Stay Final Report a prílohu List of Realised Activities. Všetky tieto dokumenty musia byť vyplnené na základe reálneho pobytu štipendistky, t.j. od 2.3. do 12.3.

Zároveň ako dodatočný dokument prosíme o dodanie buď printscreenu z univerzitnej webstránky a študentského domova, kde sa hovorí o ich dočasnom zatvorení z dôvodu šírenia COVID-19, poprípade Vášho vyjadrenia (Vami podpísaného), že ste štipendistke na základe zhoršujúcej sa situácie odporučili odísť domov skôr.

Q: Mám naplánovaný mesačný pobyt cez program CEEPUS. Koordinátor mi odporučil pobyt zrušiť a prihlásiť sa na ďalší semester na jeseň, ako je v pokynoch na Vašej stránke. Je to možné aj keď mám pobyt naplánovaný až na jún čo je ešte dostatočný predstih a teoreticky zatiaľ ohrozený nie je a situácia sa dovtedy ešte môže zmeniť?

Vzhľadom na to, že situácia sa do júna môže zlepšiť a môže dôjsť k obnoveniu medzinárodnej výmeny, prihlášku si zatiaľ oficiálne nerušte ( v systéme CEEPUS), ale vyčkajte. V prípade, že sa mobility ešte v rámci tohto akademického roka obnovia, bude taktiež možné mobility presúvať až do augusta 2020; samozrejme po dohode s prijímajúcou stranou – koordinátorom na univerzite a národnou kanceláriou CEEPUS.

V prípade, že sa situácia vyvinie tak, že mobilitu nebudete môcť realizovať v rámci tohto akademického roka, bude ju potrebné zrušiť, čo ale môžete urobiť kedykoľvek neskôr.

Prihlasovanie na mobility v zimnom semestri 20/21 so začiatkom najskôr v septembri, bude otvorené pre sieťových uchádzačov od mája – 15. júna, a pre Freemoverov od júla – 30. októbra.

Q: Minulý týždeň sme sa kvôli zhoršeniu situácie s koronavírusom predčasne vrátili z mesačnej CEEPUS mobility. Letter of Comfirmation nám však koordinátorka môže vystaviť (a zaslať poštou) až k oficiálnemu termínu ukončenia pobytu. Dokumenty potrebné pre refundáciu cestovných nákladov teda skompletizujeme najskôr za 2 týždne. Je to tak v poriadku? Môžeme ich do národnej kancelárie CEEPUS (v SAIA, n. o.) zaslať poštou, aj keď ste pre verejnosť zatvorení.

Pre refundáciu cestovných nákladov naďalej platí povinnosť zaslať originály dokumentov na našu adresu (žiadosť o refundáciu, originál Letter of Confirmation alebo jeho overená kópia, originály cestovných lístkov). Za aktuálnych okolností nebude aplikovaná povinnosť doručiť dokumenty do 30 dní od skončenia pobytu, čo v praxi znamená, že nám ich budete môcť zaslať akonáhle to bude z Vašej strany možné. V prípade, že ste cestu naspäť neabsolvovali hromadnou dopravou, je potrebné uviesť skutočnosť, že mobilita bola ukončená skôr z dôvodu pandémie.

Čo sa týka záverečných dokumentov, zo strany centrálnej kancelárie CEEPUS bola vytvorená výnimka počas trvania krízového stavu v rámci programových krajín, preto je teraz možné záverečné dokumenty vygenerovať hneď po dátume nástupu na mobilitu. K dokumentom by ste sa tak mali dostať aj skôr ako 4 dni pred plánovaným koncom mobility.

Záverečné dokumenty v každom prípade bude potrebné naskenovať a nahrať do systému CEEPUS, aby ste mobilitu ukončili (po nahratí dokumentov sa Vaša prihláška prepne do stavu „completed“).

Q: Musel som mobilitu CEEPUS predčasne ukončiť z dôvodu pandémie. Môj koordinátor ma upozornil na možnosť dohodnúť sa na pokračovaní mobility po uplynutí zdravotných rizík. Je taký postup možný? Ďalej, je potrebné vyplniť nejaké tlačivo? Ak áno, aké?

Keďže som z mobility predčasne odišiel, je potrebné vypĺňať na stránke CEEPUS "Mobility Report" a "Letter of Confirmation"?

Koordinátor Vás správne upozornil na možnosť pokračovať neskôr v prerušenom pobyte, a to  v prípade zlepšenia situácie a obnovenia akademickej výmeny. Za takýchto podmienok je potrebné, aby ste mobilitu v systéme hneď neukončovali – tzn. nenahrávajte tak zatiaľ Mobility Report ani Letter of Confirmation.

Čo sa týka postupu v prípade možnosti prerušený pobyt dokončiť neskôr, záleží na postoji, ktorý zaujme prijímajúca národná kancelária CEEPUS, keďže scenárov je aktuálne niekoľko:

- všetky prerušené mobility budú zrušené a študenti, ktorí budú chcieť mobilitu dokončiť si budú musieť podať nové prihlášky (s realizáciou najneskôr do augusta 2020, popr. ak budú chcieť nastúpiť po septembri, tak až v rámci nového kola podávania prihlášok na zimný semester), alebo

- vo Vašej aktuálnej prihláške budú pozmenené dátumy na nové obdobie realizácie pobytu a mobilitu dokončíte v rámci „pôvodnej prihlášky“

- príp. iné riešenie národnej kancelárie v závislosti od nariadení Ministerstva školstva danej krajiny / Centrálnej kancelárie CEEPUS a pod.

V každom prípade je tak potrebné, aby ste kontaktovali národnú kanceláriu CEEPUS v danej krajine a dohodli sa na postupe.

Q: Z dôvodu aktuálnej situácie som musel štipendijný pobyt CEEPUS ukončiť skôr. Dostanem štipendium aj na zvyšok pobytu, hoci sa už na Slovensku nenachádzam? Je potrebné vyplniť a poslať záverečné formuláre ako pri riadne ukončenom pobyte?

Nakoľko je štipendium určené na pokrytie životných nákladov v mieste pobytu a Vy sa už momentálne na Slovensku nenachádzate, nie je možné za takýchto okolností vyplatiť štipendium aj na zvyšné obdobie pobytu.

Ak sa po upokojení situácie budete chcieť na Slovensko vrátiť a pobyt dokončiť, bude Vám vyplatený aj zvyšok štipendia a v takom prípade nemusíte ešte vypĺňať a posielať záverečné dokumenty z pobytu.

Ak však už nemáte záujem sa vrátiť, záverečné dokumenty je potrebné vyplniť a zaslať v origináloch presne tak, ako keby ste pobyt ukončili v riadnom termíne. Samozrejme do záverečných dokumentov vypĺňate reálne dátumy pobytu, t.j. reálny dátum príchodu a odchodu, nie plánovaný.

Záverečné dokumenty, ktoré musíte vyplniť a v origináli zaslať poštou na našu adresu (Vy alebo univerzita na Slovensku) sú:

- Letter of Confirmation,  

- Mobility Report - tieto dokumenty už máte prístupné v CEEPUS systéme a po vyplnení ich treba aj oskenované      nahrať do CEEPUS systému,

- Scholarship Stay Final Report,

- List of Realised Activities (príloha) - tieto formuláre nájdete v CEEPUS Invitation E-mail, ktorý vám bol zaslaný pred začiatkom vášho pobytu.